menu
ראשי
אודות
קייטרינג ביתי
קייטרינג לאירוע
קייטרינג חלבי
קייטרינג לחתונה
צרו קשר

אירוע גדול מול אירוע קטן קו המשווה

אירוע גדול או קטן

הפקת אירוע היא פרויקט מורכב הדורש קבלת החלטות רבות, מבחירת הקונספט של האירוע דרך שמלת הכלה וחליפת החתן ועד התקליטן שינצח על החגיגה והחוויה הקולינרית המבוקשת.
סוגיה שכיחה בה עוסקים רבים בעת ההכנות לאירוע היא איזה אופי יישא האירוע – בוטיק, קטן ואינטימי או גדול, מרובה משתתפים וגרנדיוזי.
בבואכם לגבש החלטה, חשוב לשקול את החולשות והחוזקות של כל אחד מהסוגים ולבחון מה מתאים לכם יותר, על פי קריטריונים שונים. לפניכם כמה דברים שחשוב לקחת בחשבון בנושא:

 

למי מתאים האירוע
אירוע קטן מאופיין באווירה אינטימית ומתאים למי שמעוניין לחגוג בחוג המשפחה הקרובה או החברים הקרובים, מי שרוצה להכיר באופן אישי כל אחד מהמוזמנים. אירועים קטנים תפורים על אנשים שמחפשים אולם שמחות שירגיש כמו בית ויאפשר להם להעניק יחס אישי לכל אורח.
אירוע גדול מתאים למי שיש לו משפחה גדולה במיוחד או עבור מי שמעוניין להזמין אנשים רבים, אפילו אם הוא לא מקיים עמם קשרים חברתיים קרובים.
חשוב לשים לב שבאירוע קטן יש לבעל האירוע יותר זמן לקיים אינטראקציה עם האורחים בעוד באירוע גדול יותר מאתגר לעשות זאת, כיוון שיש הרבה אנשים שמתחרים על תשומת הלב של בעל האירוע.

 

הקונספט של האירוע
בבחירת הקונספט לאירוע, יש הבדל משמעותי בין אירוע גדול לאירוע קטן. באירוע אינטימי קל יותר לשמור על תקשורת ישירה עם האורחים ולקיים פעילות אחידה לכולם, בעוד אירוע גדול פירושו הרבה אורחים והטרוגניות גבוהה.
לכן, באירועים מרובה משתתפים נהוג לקיים פעילויות מקבילות, כדי שכל אחד יוכל לבחור את הסגנון המועדף עליו. מהסיבה הזאת, יש אירועים שיתאימו יותר לאולמות קטנים. לדוגמא, השקת מוצרים לחברי מועדון לקוחות בלבד או אירוע נטוורקינג בו חשוב למארגנים שהאורחים יקיימו ביניהם תקשורת רציפה.
לאולמות גדולים יתאימו אירועים אליהם מראש מוזמנים הרבה אנשים. לדוגמא, אירוע של חברת הייטק גדולה או אירוע המחייב שטח גדול – תערוכה, תצוגה, אירוע עם אטרקציות רבות, הופעה, מסיבת ריקודים גדולה.

 

ההשקעה בתכנון האירוע
אין ספק, שמהבחינה הלוגיסטית, אירועים גדולים דורשים יותר זמן, השקעה והיערכות.  יש לשלוח יותר הזמנות, לוודא הגעה עם יותר נמענים, להשקיע יותר זמן בתכנון הישיבה, גיבוש תפריט עשיר לסועדים בעלי טעם שונה וכדומה.
אירוע קטן יכול להיות סופר מושקע ולא פחות מרשים מאירוע גדול, אבל מבחינה טכנית – פשוט יותר להפיקו. כמו כן, באירועים גדולים צריך לפקח על שטח רחב, על יותר משתתפים וזה דורש צוות גדול בעוד באירוע קטן, האחראיות קטנה יותר.
מבחינה פיזית, לא כל האולמות הגדולים באמת מתאימים למספר רב של משתתפים ובפועל עשוי להיות למוזמנים מאוד צפוף בעת האירוע עצמו בעוד באירועים קטנים, לעיתים החלל גדול יותר ממספר המוזמנים ויתכן שתיהנו גם מתחושת פרטיות וגם ממרחב.

 

כמה זה עולה לכם
אירוע גדול פירושו הוצאות גדולות. ראשית, להשכיר אולם גדול עולה יותר מאולם קטן. אולם רחב ממדים מחייב יותר אנשי צוות, יותר מנות, תשלום פר מוזמן וככל שיש יותר מוזמנים – העלות עולה. עיצוב של שטח גדול יקר יותר מעיצוב של שטח קטן, כנ"ל ההוצאות על חשמל, ביטוח וכולי המגולמות בתעריף הסופי של שכירת אולם גדול והפקה של אירוע מרובה משתתפים.
אם אינכם חושבים שתחזירו את ההשקעה, אין באמת הצדקה כלכלית לקיים אירוע גדול. ההפך הוא הנכון – באירוע אינטימי בו המוזמנים קרובים אליכם יותר, רוב הסיכויים שתרוויחו יותר כסף. החיסכון על השטח יאפשר לכם באירוע קטן להשקיע יותר כסף בפרטים, שהופכים את האירוע להצלחה מסחררת – עיצוב, צילום, תקליטן, קייטרינג, אטרקציות.

אירוע קטן מאפשר ליצור קשרים, לתת יחס אישי למוזמנים, לשדרג את החוויה הקולינרית או לפחות להשקיע כסף כדי להעצים את ההנאה מהאירוע. אירוע גדול עשוי להיות שמח ומלהיב במיוחד ומתאים למי שלא יכול לוותר על הרבה אנשים שמצפים לקבל הזמנה. בחרו את סוג האירוע לפי הסגנון והתקציב שלכם.